PLIXXENT: Gelungener Carve-Out mit Qlik und Board

„Zum anderen benötigte das Management und auch der Finanzinvestor vertiefte Finanzinformationen, die zu dem
damaligen Zeitpunkt noch nicht vorhanden waren.“

Benötigt wurden insbesondere Rentabilitätsbetrachtungen auf verschiedenen Ebenen wie Produkt, Industrie und Kunde. Wichtig war es Oliver Fausten und seinem Team, eine schnell implementierbare, skalierbare und performante BI-Software einzusetzen. Darüber hinaus sollte die Lösung über umfassende Self-Service-Funktionalitäten verfügen, sodass Mitarbeitende in den einzelnen Produktionsstätten in Deutschland, Holland, Dänemark, Spanien und später auch die Zukäufe in UK und Italien eigenständig individuell benötigte Daten abrufen und analysieren können.

Für die Auswahl einer geeigneten Software und die Umsetzung des BI-Projekts holte sich Oliver Fausten den Transformationsspezialisten und Qlik Elite Solution Provider H&Z.digital ins Boot: „Wir brauchten einen Partner, der nicht nur in den Technologien zu Hause ist, sondern vor allem Fachwissen und Erfahrung zu M&A und Private Equity mitbringt. Da die Wurzeln von H&Z.digital in den ‚Big Four‘ der international tätigen Beratungsunternehmen liegen, war mir klar, dass genau diese Expertise vorhanden sein wird. Gleichzeitig ist H&Z.digital aufgrund der Unternehmensgröße in der Lage, sehr flexibel zu agieren.“

Das Vertrauen des CFO in H&Z.digital zahlte sich aus: Bereits im zweitägigen Auftaktworkshop fiel die Entscheidung, Qlik als Business-Intelligence-Plattform einzusetzen. Überzeugt haben die flexible Anbindbarkeit von Quellsystemen, der Self-Service-Ansatz und die hohe Benutzerfreundlichkeit, die es ermöglicht, die Lösung auch intern zu betreiben und auszubauen. Rund 50 Mitarbeitende an allen sechs Standorten arbeiten mit der Lösung. Den Datenzugriff regelt ein Berechtigungskonzept.

Integrierte, flexible Planung

Bereits während des Workshops kristallisierten sich neue Anforderungen heraus: „Der Finanzinvestor erwartete einen rollierenden Forecast“, erklärt Oliver Fausten. „Zudem haben wir wegen der Buy-and-Build-Strategie die
Notwendigkeit gesehen, agiler in der Unternehmens-steuerung und damit flexibler in der Planung zu werden. Dementsprechend brauchten wir auch die Möglichkeit, unterjährig Budgets und Forecasts zu erstellen.“

Bei diesem Tool war PLIXXENT eine einfache Bedienbarkeit wichtig, da bei den Mitarbeitenden der erworbenen Geschäftseinheit nur wenig Erfahrung in der Budgetierung und Planung bestand.

Entschieden hat sich PLIXXENT für die Plattform Board. Für die Lösung sprach neben der hohen Benutzerfreundlichkeit die Möglichkeit, Freigabeprozesse zu hinterlegen, die in Zukunft bei komplexeren Planungsanforderungen zum Einsatz kommen sollten.

Die Budgetierung erfolgt in einem mehrstufigen Prozess. „Die Umsatzvorgaben erfolgen über den Chief Sales Officer. Diese werden dann heruntergebrochen auf die Länder. Auf dieser Basis ermittelt der Chief Operating Officer die Vorgaben für die einzelnen Standorte und gibt diese an die jeweils verantwortlichen Mitarbeitenden weiter“, konkretisiert Oliver Fausten. Die Eingabe der Plandaten erfolgt über die Board-Oberfläche. Relevante Vorjahres- und Vorquartalszahlen werden per Xtract Universal direkt aus SAP S/4HANA in Board transferiert.

Durch die integrierte Planung hat die Unternehmensgruppe auf mehreren Ebenen gewonnen. Das gilt für den Rohstoffeinkauf ebenso wie für die Ressourcenplanung der Produktion.

Eine zentrale Rolle spielt die jetzt mögliche unterjährige Budgetierung: Als Unternehmen, das über einen Leveraged Buyout erworben wurde, muss PLIXXENT besondere Berichtspflichten gegenüber dem Investor wie auch gegenüber den Banken nachkommen. Mit der Lösung war die Unternehmensgruppe zum Beispiel in der Lage, auch für zukünftige Quartale Kennzahlen in Bezug auf Eigenkapital, Verschuldung, Ertrag oder Liquidität, sogenannte Financial Covenants, zu berechnen und den verschiedenen Stakeholdern bereitzustellen.

„Ein Carve-out ist ein sehr komplexer Vorgang, bei dem ein kontinuierliches Monitoring von Kennzahlen eine
wesentliche Rolle spielt. Mit Qlik stand uns das passende Werkzeug zur Verfügung, um diese Kennzahlen schnell und einfach zu generieren und zu visualisieren. Gleichzeitig waren wir in der Lage, unseren Berichtspflichten gegenüber Investoren und Banken unkompliziert nachzukommen.“

Roll-out in weitere Fachbereiche

Für die Zukunft ist die Bereitstellung von Business-Intelligence-Anwendungen für weitere Fachbereiche geplant.